Checklist giấy tờ cần khi nhập nội thất chính ngạch (2026)

Trả lời nhanh

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract) – bản gốc hoặc bản scan có chữ ký, đóng dấu của hai bên.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – thể hiện giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng (Incoterms).
• Phiếu đóng gói (Packing List) – chi tiết số kiện, trọng lượng, kích thước từng kiện.
• Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill) – chứng từ vận tải đường biển hoặc hàng không.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – tùy theo nguồn hàng, có thể là C/O mẫu D (ASEAN), C/O mẫu E (Trung Quốc) hoặc tự chứng nhận xuất xứ (EU).

Nhập khẩu nội thất chính ngạch cần những giấy tờ gì?

Để nhập khẩu nội thất chính ngạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các chứng từ bắt buộc theo quy định của Tổng cục Hải quan và các văn bản pháp luật liên quan. Dưới đây là danh sách chi tiết từng loại giấy tờ, giải thích vai trò và lưu ý khi chuẩn bị.

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract / Purchase Order)

Hợp đồng thương mại là căn cứ pháp lý xác lập giao dịch giữa bên mua và bên bán. Hải quan yêu cầu hợp đồng phải có chữ ký, đóng dấu (nếu có) của hai bên, thể hiện rõ: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms), thời gian và địa điểm giao hàng. Đối với lô hàng nội thất nhập từ Trung Quốc, hợp đồng thường được soạn bằng song ngữ Trung – Việt hoặc Trung – Anh.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại do nhà xuất khẩu phát hành, ghi nhận giá trị thực tế của lô hàng. Đây là cơ sở để cơ quan hải quan tính thuế nhập khẩu và thuế GTGT. Cần đảm bảo thông tin trên invoice khớp với hợp đồng và packing list. Với hàng nội thất cao cấp, invoice phải mô tả chi tiết từng món (chất liệu, kích thước, model) để tránh bị phân loại sai mã HS.

3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Packing List liệt kê chi tiết từng kiện hàng: số thứ tự kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, kích thước, mô tả hàng hóa bên trong. Chứng từ này giúp hải quan kiểm tra đối chiếu khi thông quan và hỗ trợ quá trình giao nhận, kiểm đếm khi hàng về kho.

4. Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Air Waybill – AWB)

Vận đơn là chứng từ vận tải do hãng tàu hoặc hãng hàng không phát hành, xác nhận hàng hóa đã được xếp lên phương tiện và đang trên đường vận chuyển. Đối với hàng đường biển, B/L có thể là vận đơn gốc (Original B/L) hoặc vận đơn giao nhận (Sea Waybill). Khi nhập nội thất từ Trung Quốc bằng đường biển, thường sử dụng vận đơn gốc để đảm bảo quyền sở hữu hàng hóa.

5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

C/O là chứng từ xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA). Tùy vào quốc gia xuất khẩu, doanh nghiệp cần xin loại C/O phù hợp:

• Hàng từ Trung Quốc: C/O mẫu E (theo ACFTA) hoặc C/O mẫu D (nếu hàng trung chuyển qua ASEAN).
• Hàng từ EU: Doanh nghiệp xuất khẩu tự chứng nhận xuất xứ (statement on origin) theo hệ thống REX. Lô hàng dưới 6.000 EUR, bất kỳ nhà xuất khẩu nào cũng có thể tự chứng nhận; trên 6.000 EUR, nhà xuất khẩu phải đăng ký REX. Lưu ý: không sử dụng C/O mẫu EUR.1 cho hàng EU nhập vào Việt Nam.
• Hàng từ các nước ASEAN: C/O mẫu D (theo ATIGA).

6. Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Một số mặt hàng nội thất làm từ gỗ tự nhiên thuộc danh mục CITES (Công ước về buôn bán quốc tế các loài động, thực vật hoang dã nguy cấp) cần có giấy phép nhập khẩu từ cơ quan quản lý CITES Việt Nam. Ngoài ra, nếu nhập khẩu nội thất đã qua sử dụng, doanh nghiệp cần xin giấy phép nhập khẩu hàng đã qua sử dụng theo quy định của Bộ Công Thương.

7. Chứng từ kiểm tra chất lượng, vệ sinh an toàn (nếu áp dụng)

Đối với nội thất nhập khẩu có chứa vật liệu dễ cháy, hóa chất hoặc có yêu cầu đặc biệt về an toàn, cơ quan hải quan có thể yêu cầu kết quả kiểm tra chất lượng từ phòng thí nghiệm được chỉ định. Thông thường, nội thất gia dụng thông thường không thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, nhưng nếu hàng hóa thuộc nhóm 2 (hàng hóa có khả năng gây mất an toàn), doanh nghiệp phải nộp bản tự công bố hợp quy.

Quy trình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu nội thất từ Trung Quốc

Để tránh chậm trễ thông quan, bạn nên thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1 – Xác định mã HS chính xác cho từng món nội thất (thường là Chương 94 – Đồ nội thất).
• Bước 2 – Yêu cầu nhà cung cấp gửi bộ chứng từ gốc (hợp đồng, invoice, packing list, C/O) trước khi hàng khởi hành ít nhất 3 ngày làm việc.
• Bước 3 – Kiểm tra tính hợp lệ của C/O: đối với hàng Trung Quốc, C/O mẫu E phải được cấp bởi Phòng Thương mại Trung Quốc (CCPIT) hoặc Hải quan Trung Quốc.
• Bước 4 – Đối chiếu thông tin trên invoice, packing list và B/L: tên hàng, số kiện, trọng lượng phải khớp hoàn toàn.
• Bước 5 – Nộp tờ khai hải quan điện tử (hệ thống VNACCS) kèm bộ chứng từ scan, sau đó xuất trình bản gốc khi thông quan.

Nếu bạn chưa tự tin về quy trình, hãy tham khảo hướng dẫn nhập nội thất Trung Quốc A→Z để tránh sai sót.

Lưu ý về thuế nhập khẩu và thuế GTGT

Khi nhập khẩu nội thất chính ngạch, doanh nghiệp phải nộp:

• Thuế nhập khẩu: dao động 0–25% tùy mã HS và xuất xứ (hàng từ Trung Quốc thường chịu thuế MFN 15–25%, hàng từ EU có thể 0% nếu có C/O hợp lệ).
• Thuế GTGT: 8% (từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 174/2025/QH15 về giảm thuế GTGT) hoặc 10% đối với hàng không được giảm.
• Lệ phí hải quan, phí kiểm dịch (nếu có), phí lưu kho bãi nếu hàng quá hạn.

Để tính chính xác chi phí, bạn có thể tham khảo báo giá vận chuyển nội thất nhập khẩu của White Glove Logistics.

Vai trò của White Glove Logistics trong quy trình nhập khẩu nội thất

White Glove Logistics cung cấp giải pháp trọn gói từ khâu chứng từ, thông quan, vận chuyển đến giao tận phòng và lắp đặt. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Kiểm tra và hoàn thiện bộ hồ sơ nhập khẩu (checklist giấy tờ, đối chiếu C/O, hỗ trợ xin giấy phép nếu cần).
• Vận chuyển nội thất đường biển/đường hàng không từ Trung Quốc, EU, Mỹ về Việt Nam.
• White Glove Delivery: giao hàng tận phòng, lắp đặt nội thất, kiểm tra condition report trước bàn giao.
• Bảo hiểm hàng hóa toàn trình, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát.

Để nhận báo giá chi tiết cho lô hàng của bạn, vui lòng nhận báo giá.

Tải checklist giấy tờ nhập khẩu nội thất (PDF)

Chúng tôi đã tổng hợp toàn bộ danh sách giấy tờ cần thiết thành file PDF tiện tra cứu. Bạn có thể tải xuống miễn phí bằng cách điền email vào form bên dưới (lead magnet). File bao gồm: bảng kiểm tra từng loại chứng từ, mã HS tham khảo cho nội thất, lưu ý về C/O và thuế. Đây là tài liệu hữu ích cho bộ phận xuất nhập khẩu và chủ doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp